Entenda o que é e como identificar uma nota fiscal denegada

Q: O que é uma nota fiscal denegada e qual o efeito?

É quando a SEFAZ identifica irregularidade cadastral do emitente ou destinatário (por exemplo inscrição estadual suspensa/baixada) e declara que a NF-e não tem valor fiscal; a numeração não deve ser usada como documento fiscal.

Q: Como regularizo uma NF-e denegada e como evitar que aconteça de novo?

Verifique o motivo no retorno da SEFAZ e o status da Inscrição Estadual (Sintegra); a parte irregular deve procurar a SEFAZ estadual (poste fiscal/SIPET) para regularizar e solicitar desbloqueio; depois emita nova NF-e com numeração válida. Para evitar, mantenha cadastros atualizados e valide a IE do destinatário antes da emissão.

A emissão de notas fiscais é um processo fundamental para a regularização e o controle fiscal de uma empresa. No entanto, se uma nota fiscal é denegada, isso pode gerar complicações para a empresa, afetando tanto o emissor quanto o destinatário da nota.

Abaixo, vamos explicar o que é uma nota fiscal denegada, como identificá-la, como resolver essa situação e quais as principais medidas que podem ser adotadas para evitar problemas fiscais.

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Afinal, o que é nota fiscal denegada?

A nota fiscal denegada é quando no ato da emissão, o documento emitido não é autorizado pela autoridade fiscal competente. Dentre os principais motivos estão as inconsistências nos dados informados, pendências cadastrais e divergências fiscais.

Neste caso, quando uma nota fiscal é denegada, ela não pode ser utilizada para comprovar uma operação comercial, pois não possui efeitos legais.

Como identificar que emiti uma nota fiscal denegada?

Para identificar se sua nota fiscal foi denegada, você deve verificar o status do documento junto ao órgão fiscal competente, por meio do número da nota fiscal ou pelo CPF/CNPJ. Uma vez constatada a denegação da nota fiscal, você deve investigar as razões que ocasionaram a situação.

O que fazer para resolver uma nota fiscal denegada?

Uma vez que a sua nota fiscal é denegada, o processo para resolver é simples. Com o motivo para a negativação descoberto, você deverá corrigir as irregularidades apontadas, que podem ser desde a atualização de informações cadastrais até a regularização de pendências fiscais que o seu negócio tenha.

Um ponto importante a destacar é que em algumas situações há a necessidade de entrar em contato com o órgão fiscal competente para ter ciência das orientações específicas de como proceder.

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Como manter suas notas fiscais sem problemas de denegação?

Para manter as suas notas fiscais em dia e sem problemas de denegação, é imprescindível que você adote boas práticas de gestão fiscal eficientes, como: cadastros atualizados, observar com atenção os dados das notas fiscais antes de emitir, utilizar sistemas de emissão que façam validações automáticas.

Outro ponto a se levar em consideração é sempre tentar se manter informado sobre possíveis mudanças e exigências dos órgãos fiscais para garantir a legalidade comercial.

Sendo assim, ao se deparar com uma nota fiscal denegada no seu negócio, tenha em mente essas orientações e resolva de maneira simples a questão.

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Como manter suas notas fiscais sem problemas de denegação?

Perguntas Frequentes

O que é uma nota fiscal denegada e qual o efeito?

É quando a SEFAZ detecta irregularidade cadastral do emitente ou do destinatário (por exemplo: inscrição estadual suspensa/baixada) e declara que a NF-e não tem valor fiscal; nesse caso a numeração não pode ser usada como prova fiscal.

Como regularizo uma NF-e denegada e como evitar que aconteça de novo?

Confira o motivo no retorno da SEFAZ (campo “motivo da denegação”) e verifique o status da Inscrição Estadual no SINTEGRA; a parte irregular deve procurar o posto fiscal da SEFAZ para regularizar/solicitar desbloqueio (ex.: via SIPET em SP). Após regularizar o cadastro, emita uma nova NF-e com numeração válida (não reutilize a denegada). Para prevenir, mantenha cadastros atualizados, valide a IE do destinatário antes de emitir e automatize checagens via seu ERP/integrador.