Cómo construir tu propio panel de control de KPIs
Al dirigir un restaurante, si no sabes qué está pasando con tus ventas, tus costos o tu equipo, estás operando a ciegas. Y aunque tengas los datos, si están dispersos en papeles, planillas y apps diferentes, es difícil tomar decisiones rápidas y acertadas.
La solución es tener un panel de control de KPIs: una herramienta visual y personalizada donde puedas ver en un solo lugar los números que realmente importan.
¿Por qué necesitas un dashboard con tus indicadores clave?
Un dashboard (o panel de control) no es otra cosa que una vista clara y resumida de los principales indicadores de tu negocio. Su objetivo es simple: ayudarte a tomar mejores decisiones en menos tiempo.
¿Qué beneficios tiene? Visibilidad clara al saber al instante si estás vendiendo bien, si tus costos están controlados o si hay problemas con el equipo. Además de una mejor y más rápida toma de decisiones al no tener que buscar entre reportes, Excel y cuadernos, ya que todo está a la vista.
Otra ventaja es el seguimiento oportuno de metas, porque puedes ver si estás cumpliendo tus objetivos semanales o mensuales. Asimismo, optimizar la comunicación, ya que en caso de tener socios o encargados, todos ven lo mismo y hablan con base en datos, no en suposiciones.
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Qué KPIs incluir según el tipo y tamaño de restaurante
No todos los negocios gastronómicos necesitan el mismo tipo de tablero. Dependerá de tu modelo (salón, delivery, take away, food truck) y del tamaño de tu operación.
Por ejemplo, un restaurante con salón puede incluir:
- Ticket promedio
- Ventas por turno o por mesero
- Rentabilidad por plato
- Índice de ocupación de mesas
- Nivel de satisfacción o quejas
- Tasa de desperdicio
Para un Delivery lo ideal es:
- Ventas por plataforma
- Tiempo promedio de entrega
- Número de pedidos por hora o por día
- Coste por adquisición (CPA) si haces campañas online
- Reclamos o devoluciones
En take away o fast food:
- Ventas por franja horaria
- Platos más vendidos y rentables
- Tiempo de atención en caja
- Índice de repetición de clientes
Para negocios pequeños o nuevos, en cuya etapa inicial no necesitas 20 KPIs. Comienza con 5 o 6 claves, por ejemplo: ventas diarias, ticket promedio, food cost, margen de utilidad neta, flujo de caja semanal y punto de equilibrio.
Lo importante es que elijas indicadores que puedas medir, entender y usar para tomar decisiones.
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Herramientas para crearlo: desde Excel hasta software especializado
No hace falta invertir en sistemas caros desde el día uno. Hoy existen herramientas para todos los niveles de experiencia y presupuesto.
Excel o Google Sheets: Perfectos para empezar. Puedes crear un tablero visual con tablas y gráficos simples. La mayor ventaja es que lo harás sin ningún costo, además de ser personalizable y fácil de compartir. ¿Quieres un consejo? Usa colores, íconos y alertas condicionales para visualizar rápidamente si un KPI está dentro o fuera de rango.
Software POS con dashboards integrados: Muchos sistemas de punto de venta ya incluyen dashboards automatizados. Estos paneles suelen mostrar ventas por hora, productos más vendidos, rendimiento por empleado, etc., en tiempo real.
Herramientas BI (Business Intelligence): Si quieres ir un paso más allá o tienes varios locales, puedes conectar tus datos a plataformas como Google Data Studio, Power BI o Looker Studio; herramientas que te permiten crear dashboards interactivos con filtros, comparaciones entre periodos y alertas automáticas.
Toma en cuenta que un buen dashboard no es complejo, debe ser fácil de leer, actualizado regularmente y enfocado en lo que realmente mueve la aguja.
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